ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 17.06.2021 г. № 146 Об утверждении Положения об архиве Администрации Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
АДМИНИСТРАЦИЯ
НОВОСЕЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ВЯЗЕМСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17.06.2021 г. № 146
Об утверждении Положения об архиве Администрации Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
В целях сохранности, учета, отбора, упорядочения и своевременной передачи законченных делопроизводством документов Администрации Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области на архивное хранение, руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 256, Уставом Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области,
Администрация Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области п о с т а н о в л я е т:
1. Утвердить Положение об архиве Администрации Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (прилагается).
2. Постановление Администрации Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области от 25.03.2016 № 174 «Об утверждении Положения об архиве Администрации Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области» считать утратившим силу.
3. Обнародовать настоящее постановление путем размещения на информационных стендах Администрации Новосельского сельского поселения и на официальном сайте http://novoselskoe.ru/ .
4. Контроль за исполнением настоящее постановления оставляю за собой.
Глава муниципального образования
Новосельского сельского поселения
Вяземского района Смоленской области Н.А. Журальская
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
от 17.06.2021 г. № 146
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ НОВОСЕЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ВЯЗЕМСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Положение об архиве Администрации муниципального образования Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области, (далее – Положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
1.2. Документы Администрации Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (далее – Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области. До передачи на государственное хранение, эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в Администрации.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации постоянного хранения и документов по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянного хранение создается архив. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Функции архива возлагаются на лицо, ответственное за сохранность документов в Администрации, назначенное распорядительным документом Главой муниципального образования.
1.5. В своей работе архив Администрации руководствуется Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», нормативными актами вышестоящих организаций по вопросам организации архивного дела, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами организации, настоящим Положением об архиве.
1.6. Администрация разрабатывает положение об архиве на основании Примерного положения об архиве организации (источника комплектования).
1.7. Положение об архиве Администрации, после согласования с ЭПК Департамента Смоленской области по культуре, утверждается Главой муниципального образования Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
1.8. Контроль за деятельностью архива Администрации осуществляют Глава муниципального образования Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляет архивный отдел Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
В архиве Администрации находятся на хранении:
2.1. Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, до истечения законодательно установленного срока хранения на месте.
2.2. Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности Администрации документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников.
2.4. Личные фонды и коллекции документов сотрудников организации.
2.5. Учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива.
3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
К задачам архива Администрации относятся:
3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.2. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (М., 2020).
3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.
4. Функции архива Администрации
В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения в делопроизводстве, учитывает и хранит документы Администрации, учитывает и хранит документы упорядоченные в соответствии с требованиями, установленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (М., 2020).
4.2. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения в делопроизводстве, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации и экспертно-проверочной комиссии Департамента Смоленской области по культуре.
4.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
4.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива.
4.5. Организует использование документов, информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива, выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы исполнителей вопросы.
4.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации.
4.7. Оказывает помощь в составлении номенклатуры дел Администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области.
4.8. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архив.
4.9. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации МО «Вяземский район» сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
4.10. Подготавливает в установленном порядке и передает на хранение в архивный отдел Администрации МО «Вяземский район» документы Архивного фонда Российской Федерации.
5. ПРАВА АРХИВА
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА
Архив совместно с Главой муниципального образования Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области несет ответственность за:
6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
6.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
6.3. Нарушение правил использования документов.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Департамента Смоленской области по культуре
от 29.01.2021 г. № 1