СОВЕТ ДЕПУТАТОВ 

НОВОСЕЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 

ВЯЗЕМСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 

  Р Е Ш Е Н И Е

от    07.12.2020 г.        № 20                             

Об утверждении Положения об архиве Совета депутатов Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области

Руководствуясь статьей 8 Устава Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области,

Совет депутатов Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области   

РЕШИЛ:

         1. Утвердить Положение об архиве Совета депутатов Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (приложение).

         2. Разместить настоящее решение на информационных стендах Администрации Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области и на официальном сайте http://novoselskoe.ru/

Глава муниципального образования

Новосельского сельского поселения

Вяземского района Смоленской области                         Н.А. Журальская

УТВЕРЖДЕНО

решением Совета депутатов                    Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области

от 07.12.2020 № 20

Положение об архиве Совета депутатов Новосельского сельского поселения Вяземского района Смоленской области

1. Общие положения.

1.1. Документы Совета депутатов Новосельского сельского поселения                              Вяземского района Смоленской области (далее Совета депутатов), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области.

До передачи на государственное хранение, эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22.1.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в Совете депутатов.

1.2. Совет депутатов обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», Совет обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

         Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Совета депутатов.

        За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Совете депутатов для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации постоянного хранения и документов по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создается архив. Совет депутатов обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Функции архива возлагаются на лицо, ответственное за сохранность документов в Совете депутатов, назначенное распорядительным документом руководителя.

1.5. В своей работе архив Совета депутатов руководствуется Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», нормативными актами вышестоящих организаций по вопросам организации архивного дела, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами организации, настоящим Положением об архиве.

1.6. Положение об архиве Совета депутатов разрабатывается на основании Примерного положения об архиве организации (источника комплектования)

1.7. Положение об архиве Совета депутатов после согласования с ЭПК Департамента Смоленской области по культуре утверждается Главой муниципального образования Новосельского сельского поселения.

1.8. Контроль за деятельностью архива Совета депутатов осуществляет Глава муниципального образования Новосельского сельского поселения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Совета депутатов осуществляет архивный отдел Администрации МО «Вяземский район» Смоленской области.

2. Состав документов архива Совета депутатов.

В архиве Совета депутатов находятся на хранении:

2.1. Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Совета депутатов, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, до истечения законодательно установленного срока хранения на месте.

2.2. Законченные делопроизводством документы Совета депутатов постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу;

2.4. Личные фонды и коллекции документов сотрудников Совета депутатов;

2.5. Служебные и ведомственные издания;

2.6. Учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива Совета депутатов.

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;                                                              

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Совета депутатов;

3.2: В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

З.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения в делопроизводстве, учитывает и хранит документы структурных подразделений Совета депутатов, учитывает и хранит документы упорядоченные в соответствии с требованиями, установленными «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».

3.2.2. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения в делопроизводстве, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Совета депутатов и экспертно-проверочной комиссии Департамента Смоленской области по культуре;

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива;

3.2.5. Организует использование документов, информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива, выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы, исполняет запросы социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Совета депутатов;

3.2.7. Оказывает помощь в составлении номенклатуры дел Совета депутатов, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архивный отдел Администрации МО «Вяземский район»;

3.2.8. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архива;

3.2.9. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации МО «Вяземский район» сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.10. Подготавливает в установленном порядке и передает на хранение в архивный отдел Администрации МО «Вяземский район» документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива Совета депутатов.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1 Контролировать выполнение установленных правил работы с документами.

5.Ответственность.

Архив совместно с Главой муниципального образования Новосельского сельского поселения несет ответственность за:

        5.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

        5.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов;

        5.3. Нарушение правил использования документов.